O estoque é um termo bastante comum, e que de forma básica, pode ser visto como um acúmulo de produtos e materiais, seja matéria prima, produto finalizado ou componentes em transformação. 

Pode ser um produto comprado por uma empresa e vendido direto para o cliente sem alteração, além de também poder ser combinado com outras partes para criar um novo produto e ser vendido.

Nesse sentido, muitos consumidores já passaram pela seguinte situação: o produto escolhido não está disponível ou vai demorar para ser entregue. Essa falta gera uma ruptura, que, segundo a revista Exame, pode diminuir as vendas em 5% até 10% e fazer com que até 32% desses clientes concluam a compra em outra loja.

Por outro lado, o excesso de mercadoria também pode ser prejudicial, pois pode causar um alto custo, prejudicando a rentabilidade das empresas varejistas, que historicamente tendem a ser baixas, o que faz com que o cenário fique ainda mais preocupante.

Essas são apenas algumas das situações que mostram como é importante o varejista ter uma boa gestão do estoque. Ela pode impactar muitas áreas da empresa, desde o financeiro até o atendimento ao cliente, como abordado no texto abaixo.

Como Funciona a Gestão de Estoque?

A gestão de estoque faz parte da cadeia de suprimentos da empresa, é com ela que o gestor tem o controle e supervisão dos produtos, garantindo que funcione da maneira mais econômica possível.

As empresas devem buscar um ponto de equilíbrio, onde não tenha produtos em excesso, e que ao mesmo tempo não ocorram faltas. Ambos os cenários podem gerar prejuízos para a empresa. Um relatório realizado em 2017 pela McKinsey ilustra bem esse cenário quando mostra que erros na gestão geram um custo de US$ 1,1 trilhão no varejo global. 

Manter um estoque parado não é lucrativo, pode gerar despesas com armazenamento, manutenção e até mesmo a deterioração dos produtos. Por outro lado, a falta do produto pode atrapalhar a experiência do cliente, além de ocasionar atrasos e perda de vendas, tornando a empresa menos competitiva no mercado.

Ela pode estar presente em todas as etapas das vendas, desde a emissão do pedido até a entrega para o cliente. Por isso é importante ter um bom planejamento junto com processos que otimizem toda a logística do estoque.

Quais os tipos de estoques?

Existem vários tipos, e a melhor escolha vai depender do tipo de negócio que o varejista possui e da estratégia que será usada. Por isso é necessário conhecê-los, para saber se adequar em cada situação.

Estoque de Ciclo

Muito comum em empresas que possuem alta variedade de mercadoria com demandas diferentes e constantes, ele precisa ser abastecido com produtos distintos durante um período de tempo. Isso forma ciclos de reabastecimento para suprir a demanda esperada, otimizando os níveis do estoque.

Estoque de Antecipação

Também conhecido como Estoque Sazonal, nesse cenário, o gestor toma uma decisão futura baseado em experiências passadas da empresa. Dessa forma, ele consegue prever uma variação na demanda ou aumento nos preços e, com isso, pode se preparar.

O foco em antecipação também é muito útil em épocas específicas do ano, onde existem grandes picos de vendas. Alguns exemplos dessas datas no Brasil são: Dia dos Pais e das Mães, Natal, Páscoa, Black Friday e Dia dos Namorados. Cada segmento deve aproveitar da melhor forma possível a data que consegue mais vantagem. 

Estoque Regulador

Funciona como uma espécie de colchão que protege a empresa de imprevistos, como aumento da demanda ou atrasos no fornecimento, diminuindo os riscos e incertezas. Por isso também é chamado de Estoque de Segurança, sendo essencial nas situações em que o nível de estoque mínimo é ultrapassado.

É muito usado em segmentos que trabalham com filiais. Em cenários como esses, normalmente a filial com melhor espaço físico para armazenamento e com posição geográfica mais centralizada em relação às outras, é onde fica alocado o estoque de segurança para poder atender as demais localidades em caso de urgência. 

Estoque em Trânsito

É aquele produto não vendido que está em movimento, pode ser um pedido de compra sendo transportado para a empresa, ou uma mudança para outro depósito. É muito importante ter o controle desses materiais, pois o transporte pode durar dias. 

Apesar de ser um estoque intermediário, ele deve ser contabilizado para se ter uma visão holística e conseguir tomar as melhores decisões baseadas em informações completas. 

Indicadores

Uma boa gestão não é feita apenas conhecendo o estoque que possui, é essencial que seja feita uma análise com as informações disponíveis, para que, dessa forma, o gestor consiga ter suporte nas tomadas de decisão. Abaixo estão alguns indicadores que podem ser úteis nesse contexto.

Estoque Mínimo

Como o nome sugere, esse indicador mostra qual é a quantidade mínima de um produto para poder atender a demanda. Dois fatores são importantes para chegar nesse valor: a média de venda diária e o tempo de chegada de um pedido feito no fornecedor. A fórmula é a seguinte:

Estoque Mínimo = Consumo Médio * Tempo de Reposição

Ponto de Pedido

Esse indicador representa o ponto em que o gestor precisa fazer um novo pedido para não atingir o nível mínimo de estoque, por isso, seu valor deve ser sempre maior que o estoque mínimo. 

Nesse contexto, é importante ter atenção com relação ao período de chegada dos materiais ao inventário, ou seja, o ponto de pedido não é no momento em que o estoque chega ao seu mínimo. O indicador é representado pela seguinte fórmula:

Ponto de Pedido = Consumo Médio * Tempo de Reposição + Estoque Mínimo

Lote de Reposição

É a quantidade do pedido que será feito para reposição. Aqui muitos pontos devem ser levados em consideração, como: pedido mínimo do fornecedor, validade da mercadoria e o custo de logística. É difícil ter uma regra geral para todos os casos, cada situação deve ser analisada de acordo com suas especificidades, mas a fórmula a seguir pode servir como base:

Lote de Reposição = Consumo Médio Mensal/Frequência de Compra

Estoque Máximo

Alguns gestores não dão tanta importância para esse indicador, pensam que quanto mais produtos melhor, mas isso não é verdade. O estoque máximo vai definir o limite para que não haja excesso, evitando problemas com espaço físico, custos desnecessários, mudança de interesse dos clientes, entre outros fatores.

Normalmente é utilizado a seguinte fórmula para defini-lo:

Estoque Máximo = Estoque Mínimo + Lote de Reposição

Análise de Estoque

Alguns indicadores são responsáveis por fazer uma análise mais específica dos produtos. Por meio deles, é possível conhecer melhor o fluxo das mercadorias dentro do estoque.

Giro de Estoque

Um dos indicadores mais importantes em uma boa gestão, esse é um medidor de desempenho que mostra a quantidade de vezes que a mercadoria foi renovada dentro dele, ou seja, o quanto foi vendido por completo e comprado de novo em um período.

Com isso, é possível identificar se um produto está com boa saída ou se está encalhado no estoque. Deve sempre ser levado em consideração o tipo e segmento de cada produto, pois cada um vai ter um índice de giro diferente.

Estoque Médio = (Estoque Inicial + Estoque Final)/2 

Giro de Estoque = Total de Vendas/Estoque Médio

Tempo de Cobertura

É o tempo que aquela quantidade de estoque vai ser suficiente para atender a demanda. Com esse indicador a empresa consegue se antecipar e fazer um planejamento para as próximas reposições. É encontrado pela fórmula:

Tempo de Cobertura: Dias do Período/Giro

Curva ABC

É Inspirada no Princípio de Pareto, leva em consideração que 80% do consumo do estoque vem de 20% dos itens. O gestor precisa ter em mente que possivelmente, os produtos em estoque não têm o mesmo peso.

Por meio dessa ferramenta, é feita uma categorização entre os produtos (ABC), identificando os mais importantes e que têm mais impacto. É comum que a classificação siga da seguinte forma:

  • A: 20% dos produtos representam 80% da Receita
  • B: 30% dos produtos representam 15% da Receita
  • C: 50% dos produtos representam 5% da Receita

Conhecer o desempenho das mercadorias facilita na compra de um próximo lote. Os produtos categorizados como A são os mais importantes, sendo assim, o varejista pode focar em negociações melhores com o fornecedor, diminuindo o custo de aquisição, por exemplo. Eles não podem estar em falta, pois possuem alta relevância para a receita da empresa.

Por outro lado, aqueles classificados como B e C representam uma parcela menor do faturamento. Por isso podem ter sua quantidade de compras diminuída, reduzindo o risco de adquirir um lote que encalhe. 

Dessa forma, a Curva ABC consegue ajudar o gestor a saber quais os produtos que não podem faltar, quais os mais rentáveis, qual o melhor mix, entre outros dados que vão auxiliar nas tomadas de decisão. Vale lembrar a importância de sempre acompanhar a demanda, pois um produto pode mudar de categoria com o passar do tempo.

Conclusão

Os pontos levantados acima mostram diversas informações e índices que podem ser utilizados na gestão de estoque, a princípio podem parecer complexas e desanimar o varejista de implementá-las. Porém, vale mencionar algumas vantagens de colocar isso em prática:

  • Saber o que acontece no estoque
  • Conhecer o mix de produtos
  • Melhorar as vendas
  • Diminuir gastos desnecessários
  • Melhorar estratégias de venda

Uma má gestão nesse setor pode gerar prejuízos com custos de armazenamentos, perda de oportunidades, além de que estoque parado é capital (dinheiro) parado. Muitos varejistas ainda não dão a devida importância para o estoque, e não percebem que esse pode ser um dos principais pontos que impedem a otimização de seus resultados ou até mesmo algo que prejudique significativamente a saúde de suas empresas.

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