O comércio varejista está entre os mais ativos da economia brasileira, com grande fluxo e geração de empregos. O setor é extremamente complexo e, em sua grande maioria, trabalha com margens apertadas, como é o caso dos supermercados, por exemplo. 

Esses fatores exigem que as empresas tenham uma gestão bastante profissional para atingir resultados satisfatórios. Para aprimorar os processos internos em busca da excelência e da notoriedade mercadológica, um ponto fundamental é a presença de um ERP.

Contar com uma solução inteligente que padronize os processos e procedimentos, possibilita acesso rápido a informações que envolvem o atendimento ao cliente e o fluxo de pedidos ou vendas, são pontos fundamentais para o sucesso do negócio, e o sistemas ERP’s podem oferecer essas soluções.

Este conteúdo visa apresentar o que é um ERP e apontar quais seus principais pontos positivos para a gestão do varejo. Além disso, também apresenta os principais pontos a serem considerados no momento de decidir qual ERP ideal para cada empresa específica. 

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O que é sistema ERP

O Enterprise Resource Planning, representado pela sigla ERP, também chamado de Sistema Integrado de Gestão Empresarial é um software desenvolvido para integrar os departamentos da empresa, coletando e centralizando os dados para gerar as informações que são utilizadas na rotina diária de trabalho com o objetivo de aumentar a eficiência do negócio.

O ERP é usado para gerenciar as atividades de negócios do dia a dia, como contabilidade, compras, gerenciamento de projetos, gerenciamento de riscos e conformidade e operações da cadeia de suprimentos

Um pacote ERP completo também inclui gerenciamento de desempenho empresarial, além de ajudar a planejar, orçamentar, prever e relatar os resultados financeiros de uma organização.

Benefícios de um ERP

Os ERP’s oferecem diversos benefícios para as empresas do varejo, e possibilita que elas tenham um controle do processo como um todo, desde a parte operacional até a parte financeira. 

Abaixo estão citados alguns exemplos de benefícios que esses sistemas de gestão podem oferecer para as organizações, seja ela de pequeno, médio ou grande porte.

Otimização do Tempo

Um dos principais benefícios do ERP é a economia de tempo que ele gera para a empresa. O sistema automatiza os processos burocráticos, que antes demoravam horas para serem resolvidos, proporcionando mais agilidade para os profissionais realizarem suas atividades. 

A integração de informações em um local único também é um fator importante nesse sentido, já que permite uma fluidez na continuidade dos processos entre os setores.

A tendência é que, cada vez mais, os processos se acelerem. À medida que os colaboradores da empresa se adaptam ao software, os ganhos de produtividade são cada vez maiores. 

Padronização de Processos

Utilizando um software ERP, os processos ficam padronizados, já que são feitos na mesma plataforma. Dessa forma, não é mais necessário dispor de vários softwares na empresa, pois o ERP faz tudo de forma integrada.

Com o sistema de gestão, todos os departamentos utilizam uma ferramenta única, tornando as atividades mais dinâmicas e melhorando a comunicação interna. Esta padronização também contribui imensamente para a aceleração e otimização dos processos internos.

Suporte à Tomada de Decisão

Ter todos os dados da empresa em uma única solução facilita consideravelmente a tomada de decisão no dia a dia, e contribui muito para que as decisões sejam assertivas. Com todas as informações registradas no ERP, é possível criar relatórios atualizados a respeito de cada área da empresa, muitas vezes em tempo real. 

As informações permitem que os gestores avaliem indicadores de desempenho a fim de fazer diagnósticos das áreas e resultados da empresa. Com isso, eles têm base para tomar decisões inteligentes para o empreendimento, fundamentada em dados concretos.

Redução de Custos Operacionais

Com a automatização dos processos, os sistemas ERP contribuem para a redução de custos operacionais da empresa. O ganho de produtividade faz com que o negócio se torne mais eficaz, trazendo resultados positivos no fim do mês.

O ERP faz com que os funcionários desenvolvam atividades burocráticas em menos tempo e com maior assertividade. Além disso, muitas atividades mecânicas, que antes eram realizadas por funcionários, passam a ser automatizadas pelo sistema, e acaba contribuindo para ganhos operacionais.

Segurança das Informações

Os dados são um dos ativos mais valiosos das empresas, principalmente as empresas de médio e grande porte. Garantir a segurança desses dados é de grande importância, para que nada seja perdido e, até mesmo, roubado pelas concorrentes.

O ERP é uma ótima alternativa para isso, uma vez que deixa toda informação protegida na hora do tráfego entre o computador e o servidor. O software permite controlar quem tem acesso a determinados dados, o que ajuda na proteção dos mesmos. 

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Como escolher o ERP ideal

Com a grande variedade de opções no mercado, uma dos maiores desafios é saber qual o melhor sistema vai atender de forma completa a empresa, de maneira que supra todas as necessidades do negócio. 

Existem soluções de ERP que se enquadram mais para grandes empresas, assim como existem aqueles que atendem empresas menores. Existem ERP’s que visam oferecer uma solução mais personalizada, mas também existem ERP’s mais generalistas. 

Diante dos exemplos citados acima, cabe à empresa tomar a decisão de qual solução mais se enquadra em suas necessidades. Para isso, existem diversos pontos a serem considerados neste processo decisório, e os principais deles serão citados abaixo.

Análise das Necessidades do Negócio

Antes de tudo, a empresa que está contratando um sistema ERP deve olhar para dentro. O primeiro passo é entender as necessidades do negócio em relação aos sistemas de gestão.

Entender de fato o que a empresa busca é fator primordial para tomar a decisão correta, pois, uma vez que esses interesses não sejam supridos, a contratação do sistema foi falha e, provavelmente, não trará benefícios para o negócio.

Uma vez que a empresa entende todas as suas necessidades, o processo de decisão se torna mais simples. A partir daí deve ser analisado o melhor sistema de acordo com as dores apontadas na análise.  

Análise de Funcionalidades

Depois de entender as necessidades da empresa, é hora de analisar as funcionalidades que melhor atenderão as dores do negócio. Entender funcionalidades como, por exemplo, flexibilidade, conectividade e organização são fatores que irão fundamentar a decisão.

Outro ponto a ser considerado neste momento é a facilidade de implementação. O ERP precisa ser de fácil usabilidade. Necessitar do suporte sempre que houver algum tipo de problema pode tornar o processo engessado e burocrático, o que anda na contramão de um dos principais objetivos do ERP, que é justamente tornar os processos mais fluidos.  

Avaliação do Suporte

Os ERP’s são sistemas que oferecem soluções capazes de resolver os problemas da empresa. Porém, é quase impossível que não haja dificuldades na hora de utilizar o sistema ou até mesmo falhas.

Para solucionar estes problemas, é necessário acionar o suporte da empresa para que o problema seja solucionado. Quando o suporte não oferece um atendimento de prontidão, a empresa pode sofrer alguns danos, como, por exemplo, falha nos relatórios de estoque. 

Diante disso, é de suma importância analisar a qualidade do suporte como um todo, desde a qualidade do serviço prestado até a prontidão de atendimento. 

Busca por Avaliações e Referências

Buscar referências no mercado também é um ponto muito importante a ser considerado antes de tomar a decisão. Como a grande maioria das empresas do segmento varejista possuem um sistema ERP, é fácil buscar referências sobre as soluções.

Além de buscar referências em empresas, também existem diversos sites que trazem um apanhado de opiniões sobre a experiência de uso. Se analisado de forma correta, este canal também pode oferecer informações bastante valiosas.

Entender como foi a experiência das pessoas e empresas que já tiveram contato com o sistema é importante para entender fatos como: qualidade do suporte, velocidade do sistema, segurança de dados, conectividade, etc. 

Análise de Custo-benefício

Depois de analisar as necessidades, avaliar as funcionalidades, certificar que o suporte é bom e buscar referências, é hora de fazer uma análise de custo-benefício para tomar a decisão de qual ERP escolher.

A análise do custo-benefício pode ser aplicado na relação entre quatro pilares fundamentais: qualidade, eficiência, resultados e atendimento. Esses pilares, somados, norteiam e justificam o preço na hora de fechar o negócio.

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Conclusão

Diante do cenário em que se vive hoje, juntamente com os argumentos apresentados acima, é possível afirmar que o sistema ERP é importante para qualquer empresa do segmento varejista. O papel dessas empresas é identificar qual a melhor solução para as necessidades do negócio.

Existem ERP’s de todos os preços e formas disponíveis, o que justifica ainda mais o fato do sistema ser importante para qualquer empresa do segmento. As pequenas podem optar por sistemas mais baratos e menos complexos, e ainda assim serão beneficiadas de alguma forma.

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